Office Management & Unterstützung in der Kommunikation - Institut für Kulturkonzepte
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Stellenbeschreibung

Der REAKTOR ist eine private transdisziplinäre Kunstinstitution in Wien und wurde im Februar 2018 im Gebäude des ehemaligen Grand Etablissement Gschwandner eröffnet. Auf 1.200m² werden unterschiedliche künstlerische Ausdrucksformen miteinander in Verbindung gebracht und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Der Fokus liegt dabei auf Film, raumgreifender Kunst, sowie Musiktheater, Neue Musik, Jazz und experimentelle Spielarten zeitgenössischer Musik. Das Haus ist ökonomisch wie inhaltlich gänzlich unabhängig. Um diesen Status aufrechtzuerhalten wird das Haus auch kommerziell für ausgewählte, private Nutzungen vermietet.

Aufgabenprofil:

Office-Management

  • Frontoffice-Tätigkeiten: Telefonbetreuung, Postverwaltung, Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
  • Erstkontakt für Anfragen – E-Mail-Korrespondenzen
  • Terminorganisation und -koordination
  • Begrüßung von Gästen
  • Büromaterial organisieren und verwalten
  • Unterstützung in der Produktion hauseigener Projekte
  • Vermietung: Follow-Up Termine mit Mietern wahrnehmen, Koordination zu Technik & Ausstattung
  • Rechnungsvorbereitung sowie Vorbereitung der Buchhaltung und Bereitstellung der Unterlagen für die Steuerberatung
  • Koordination von Personalplänen sowie An- und Abmeldungen von Mitarbeiter*innen
  • Einholen von Angeboten, Recherchetätigkeiten

Unterstützung in der Kommunikation

  • Unterstützung in der Abwicklung der Pressearbeit
  • Einpflegen von Content auf der Website, in Social-Media-Kanälen, Ticketing und Newsletter
  • Drucksortenkoordination: Bestellung, Versand und Distribution

 

Wir wünschen uns:

  • ausgeprägtes organisatorisches Geschick und präzises, eigenverantwortliches, selbständiges Arbeiten
  • Eigeninitiative, Kommunikationstalent, Teamgeist, selbstbewusstes und sicheres Auftreten, Verantwortungsgefühl
  • vorzugsweise Erfahrung in Office-Management und Kommunikation
  • hohe Affinität zu Kunst und Kultur
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Affinität zu EDV-gesteuerten Arbeitsprozessen
  • Sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse insb. MS-Office-Anwendungen | Grundkenntnisse in Adobe Suite
  • Gutes Zahlenverständnis
  • Freundliches Auftreten und gute Umgangsformen
  • Einsatzfreude
  • Bereitschaft zu programmbedingten, flexiblen Arbeitszeiten

Wir bieten:

  • Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeiten in einer wachsenden, transdisziplinären Kunstinstitution
  • Mitarbeit in einem jungen, sympathischen Team, kollegiale und freundschaftliche Arbeitsatmosphäre
  • Anstellung (38,5 Std / Woche), 14 Monatsgehälter
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung und home office (ca. 10%) nach Abstimmung möglich
  • Monatlicher Bruttolohn: 1.850 €| Überbezahlung nach Kollektivvertrag für Kino, Kultur- und Vergnügungsbetriebe
  • Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit einem CV, Motivationsschreiben, Arbeitszeugnissen etc. bis 06.03.2020 an kontakt@reaktor.art

 

Stundenausmaß
Vollzeit

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