Controlling bedeutet, alles unter Kontrolle zu haben, ohne alles zu kontrollieren – 3 Führungstipps von Markus Enzinger

Markus Enzinger arbeitet als Controller im zweitgrößten Museum Österreichs, dem Universalmuseum Joanneum in Graz. Vom 17.-18. Mai 2019 leitet er das Seminar Controlling in Kulturorganisationen. Hier verrät er uns, was man bei der Führung eines Kulturbetriebes und bei der Umsetzung eines Projektes besonders beachten sollte.

Eines gleich vorweg: ControllerInnen sind weder KontrolleurInnen noch  ErbsenzählerInnen. Beim Controlling geht es um ganz spannende Aufgabenstellungen: Wie kann ich mein Unternehmen oder mein Projekt fit für die Zukunft machen und zielorientiert steuern? ControllerInnen sitzen also nicht 8 Stunden am Tag vor dem PC und schieben irgendwelche Zellen im Excel herum, sondern haben eine wichtige koordinierende Funktion im Unternehmen. Oft geht es schlicht und einfach darum, Zielkonflikte zwischen Kolleginnen und Kollegen auszubalancieren.

Hier meine 3 Tipps zur Führung eines Kulturbetriebes bzw. -projektes:

1. Ziele geben Orientierung und schaffen Klarheit

Beginnen Sie jeden Planungsprozess mit der Definition der Ziele. Vor allem bei Projekten sollten Sie in der Lage sein, in ein bis zwei Sätzen zu erläutern, worum es bei dem Projekt geht und welche Wirkungen durch das Projekt erreicht werden sollen.

Entwickeln Sie ausgehend vom Oberziel Ihre Unterziele, die Sie möglichst exakt definieren.

Kommunizieren Sie die Ziele transparent an alle Kolleginnen und Kollegen. Das erhöht bei allen ihre Identifikation mit dem Kulturbetrieb bzw. Projekt.

2. Planung ist die halbe Miete

Investieren Sie genügend Zeit in die Planung. Dadurch sparen Sie sich hinterher in der Ausführung nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Kosten.

ControllerInnen sind keine HellseherInnen. Jede Abweichung von der ursprünglichen Planung ist also kein Malheur, sondern gibt Ihnen die Möglichkeit, aus Fehlern zu lernen.

3. Alle Betroffenen an einen Tisch

Wenn Sie ein Problem lösen wollen, holen Sie alle Betroffenen an einen Tisch. Suchen Sie gemeinsam nach einer tragfähigen Lösung und halten Sie diese schriftlich fest. Dadurch erhöhen Sie die Akzeptanz unter Ihren KollegInnen.

Markus Enzinger setzt in seinem Seminar Controlling in Kulturorganisationen (17.-18. Mai 2019) die Schwerpunkte Planung und Budgetierung im Kulturbetrieb. Dabei lernen Sie, wie Sie einzelne Kosten (insbesondere Personalkosten) richtig kalkulieren und eine Planungsrechnung für einen Subventionsantrag aufbauen. Außerdem werden im Rahmen des Seminars Kennzahlen vorgestellt, mit denen Sie Kulturorganisationen hinsichtlich ihrer Produktivität und Wirtschaftlichkeit vergleichen können.

Wenn Sie teilnehmen möchten, sollten Sie sich rasch anmelden – es gibt nur noch wenige Restplätze! Achtung: Voraussetzung für den Besuch dieses Seminars ist ein Grundwissen zu Betriebswirtschaft oder das Seminar Betriebswirtschaft für Kultur.

Markus Enzinger hat Betriebswirtschaft und Kunstgeschichte studiert. Seit dem Jahr 2003 arbeitet er als Controlling-Leiter und Prokurist beim Universalmuseum Joanneum in Graz, dem zweitgrößten Museum Österreichs. Daneben unterrichtet er an der Universität Graz und der Fachhochschule der Wirtschaft CAMPUS 02 zu den Themen Controlling, Planung und Budgetierung.

„Einfach mal machen“ – Die Sommerakademie für Kulturmanagement 2018

Ein Beitrag von Sandra Rindler

Die eigene Karriere planen und Projektideen realisieren – das stand im Juli am Institut für Kulturkonzepte für viele junge BerufseinsteigerInnen auf dem Plan. Ihre Gemeinsamkeit: das Ziel einer beruflichen Zukunft im Kunst- und Kulturbereich. In zwei Wochen der Sommerakademie für Kulturmanagement planten die TeilnehmerInnen ihre nächsten Karriereschritte und eigneten sich das Know-how für die Umsetzung eigener Projekte an. Sandra Rindler, Assistentin im Institut für Kulturkonzepte und Modulbegleiterin der Sommerakademie fasst in diesem Artikel ihre Eindrücke und die wichtigsten Learnings der zwei Wochen zusammen:

In der ersten Woche drehte sich alles um Jobs und Bewerbungen

Ein Überblick über die Breite an Berufsfeldern im Kunst- und Kulturbereich sowie die unterschiedlichen Arbeitsverträge waren der Start in das erste Sommerakademie-Modul. Dozentin Daniela Unterholzner, Geschäftsführerin von neunerhaus, zeigte, dass ein linearer Lebenslauf nicht immer wichtig ist und es auch kein Universalrezept für den perfekten Lebenslauf gibt. Idealerweise unterstützt der eigene Lebenslauf das Motivationsschreiben mit Fakten und ist auf die jeweilige ausgeschriebene Stelle oder die Institution abgestimmt. Beim Analysieren von Stellenausschreibungen gab Daniela Unterholzner den Hinweis, sich von den Anforderungsprofilen nicht einschüchtern zu lassen – man muss selten alle Kriterien erfüllen und sollte sie eher als Wunschliste der Personalsuchenden lesen.

Für die Karriereplanung steht die eigne Motivation im Vordergrund. Getreu nach dem Motto „Wir ernten, was wir sähen“ empfiehlt Dozent Leo Hemetsberger, Philosoph, Lebensberater und Coach, sich kurz-, mittel- und langfristige Ziele zu setzen – und das „SMART“: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminisiert. So kann die eigene Motivation aufrecht erhalten bleiben. Die Simulation von Bewerbungsgesprächen, ein individueller CV-Check und Übungen zur Selbstpräsentation rundeten die Workshop-Tage ab.

Stichwort „Networking“ und „Digitalisierung“ – Die Exkursion im ersten Modul

Die TeilnehmerInnen der Sommerakademie besuchen in jedem Modul jeweils zwei Institutionen aus dem Kunst- und Kulturbereich. Bei der SpringerIn – Hefte für Gegenwartskunst, sprach Herausgeberin Hedwig Saxenhuber über das Arbeitsfeld Kulturjournalismus und dessen Herausforderungen im kulturpolitischen Kontext. „Kunst und Kultur nicht als Ware, sondern als Denkräume sehen“ sei dabei die Quintessenz. Im Kulturjournalismus ist hohe Selbstständigkeit gefragt. Selbstständige Projekte zu starten hilft dabei, das eigene Netzwerk zu erweitern und auf sich aufmerksam zu machen. Das Stichwort „Networking“ ist auch im Belvedere bei Personalmanagerin Anna Waid gefallen. Dabei kann auch ein Praktikum im Ausland helfen. Internationale BewerberInnen sowie QuereinsteigerInnen sind immer mehr gefragt. Das Thema Digitalisierung macht auch in Kulturbetrieben nicht halt. Über Trends und Modelle Bescheid zu wissen, ist mittlerweile essentiell – darüber sind sich die beiden ExpertInnen einig.

5 Learnings von Modul 1 „Jobs & Bewerbung“:

• je klassischer die Institution, desto klassischer sollte der Lebenslauf sein
• Anforderungsprofile bei Stellenausschreibungen als Wunschzettel lesen
• sich selbst SMARTe Ziele zu setzen hilft bei der Karriereplanung
• selbstständig Projekte aufziehen und Netzwerken
• die Digitalisierung im Kunst- und Kulturbereich im Auge behalten

Projektplanung und Finanzierung im zweiten Modul

Am Beginn der zweiten Sommerakademiewoche stellte Dozentin Susanne Kappeler-Niederwieser, Leiterin des Lehrgangs Kulturmanagement am Institut, den Kultursektor in Österreich vor. Dieser besteht aus Kulturinitiativen, Vereinen, Stiftungen, Interessengemeinschaften und vielem mehr. All diese Anlaufstellen können für die eigene Projektplanung und -finanzierung hilfreich sein.

Nach dem Überblick ging es weiter zum Thema Projektplanung. Diese umfasst 4 unterschiedliche Phasen: Konzeptphase, Definitionsphase, Realisierungsphase, Anschluss- und Kontrollphase. In Kleingruppen beschäftigten wir uns mit der Ideenfindung innerhalb der Konzeptphase. Dabei arbeiteten wir die W-Fragen zu eigenen Projektideen aus und präsentierten sie im Plenum.

Wie finanziert man nun diese Projektideen? Dozent Georg Steker, künstlerischer Leiter und Geschäftsführer der MUSIKTHEATERTAGE WIEN, erarbeitete mit uns die Projektkalkulation und -finanzierung. Sie dient als Realisierungstool für die eigene Projektidee. Wichtig ist dabei, niemals die Kosten zu unterschätzen. Nach der Projektkalkulation kann man sagen, ob die Projektidee am Markt eine echte Chance hat und wie viel Budget nun aufgestellt werden muss. Bei der Finanzierung von Kulturprojekten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Angefangen bei Sponsoring und Fundraising über Eigenmittel bis hin zu öffentlichen Förderungen. Um finanzielle Unterstützung zu bekommen, benötigt man eine gut durchdachte, realistische Projektkalkulation und eine Projektmappe mit allen Infos zum Projekt. Der Clou dabei: überzeugend sein und seine Idee auf den Punkt bringen. Das trainierten wir am letzten Workshop-Tag mit dem Elevator Pitch.

Mut zum Tun – Fazit der zweiten Exkursion

Am begrünten Dach vom Kunst Haus Wien erzählte Ausstellungsmanagerin Sophie Haslinger über ihren Arbeitsalltag im 10-köpfigen-Team und die Stiftungszusammenarbeit. Dabei sind Hands-On-Mentalität und ein enger Austausch im Team gefragt. Sophie Haslinger hat selbst immer wieder nebenbei privat eigene Projektideen verwirklicht und empfiehlt: „einfach mal machen“. Im Wiener Konzerthaus gewährte uns Günter Tröbinger, Leiter Personal, Controlling und Finanzierung, Einblicke hinter die Kulissen des Hauses. Hier arbeiten über 100 Menschen für den reibungslosen Ablauf von Konzerten. Dabei sind Selbständigkeit und Teamfähigkeit wichtige Eigenschaften, die man mitbringen soll. Zum Abschluss der Führung nahm uns Günter Tröbinger noch mit auf das Dach und zeigte uns dort die Wiener Konzerthaus Bienenstöcke – der Honig ist übrigens sehr lecker.

5 Learnings von Modul 2 „Projektplanung & Finanzierung“:

• Kulturinitiativen, Vereine, IGs und Co als Kooperationspartner oder Hilfestellen sehen
• Zeit- und Kostenplanung niemals unterschätzen – Puffer einplanen
• Projektkalkulation als Realisierungstool für das eigene Projekt anwenden
• Überzeugungskraft und Selbstpräsentation mithilfe des Elevator Pitches trainieren
• „Einfach mal machen“ – ist das große Zauberwort für die Projektdurchführung

Ich durfte zwei erlebnis- und lehrreiche Wochen der Sommerakademie begleiten und dabei gleichgesinnte und interessierte junge Menschen kennenlernen. Dass die TeilnehmerInnen aus den unterschiedlichsten Richtungen kommen, macht die Sommerakademie vielfältig und spannend. Ich weiß, dass ich in Zukunft jederzeit auf das Netzwerk zurückgreifen kann und mich über Themen austauschen oder ProjektpartnerInnen finden kann. Was mir am besten gefallen hat? In motivierender und entspannter Atmosphäre Ideen entwickeln und an vielen Aha-Momenten wachsen. Die Neugier und der Durst nach Wissen hielt vom ersten bis zum letzten Tag an.

Wir bedanken uns noch einmal herzlich bei unseren Exkursionspartnern SpringerIn, Belvedere, Kunst Haus Wien und Wiener Konzerthaus für die Gastfreundschaft und das große Engagement und freuen uns schon jetzt auf die nächste Sommerakademie 2019!

Fotos: Sandra Rindler