Projekte planen: weniger ist manchmal mehr
Ein Beitrag von Christian Henner-Fehr
Sind Sie auch schon mal über einem Projekt gesessen, das Sie gerne realisieren möchten und haben geplant und geplant? Sie kennen das Prozedere. Basierend auf Ihrer Projektidee erstellen Sie den Projektstrukturplan und bilden Ihr Vorhaben mit Hilfe von Arbeitspaketen ab. Auf diese Weise entsteht der Projektplan, auf dessen Grundlage Sie Ihr Vorhaben dann umsetzen.
Schon immer bestand bei Projekten die Gefahr, dass sich die Realität nicht an den Plan halten will. Während man früher im Rahmen des „klassischen Projektmanagement“ die Pläne entsprechend nachzog, um den geänderten Rahmenbedingungen gerecht zu werden, gelingt das heute nicht mehr so einfach. Der Grund: Die Welt ist komplexer geworden, Veränderungen passieren viel häufiger als früher.
VUCA steht für eine Welt, die sich rasch und auf vielen Ebenen verändert
Vielleicht haben Sie schon mal jemanden von der VUCA-Welt sprechen hören. Hinter dem Akronym verbergen sich die folgenden vier Begriffe:
- Unbeständigkeit (volatility)
- Unsicherheit (uncertainty)
- Komplexität (complexity) und
- Mehrdeutigkeit (ambiguity)
Zum Ausdruck gebracht wird damit, dass vieles in unserer Welt nicht mehr eindeutig vorhersehbar ist. VUCA steht, so schreibt Waldtraut Gläser auf der Website vuca-welt.de von einer Welt,
„in der Informationen keinerlei prognostische Aussagekraft mehr besitzen, weil Rahmenbedingungen sehr schnell wechseln, Interessenkoalitionen immer vielschichtiger werden sowie Motivlagen sich ständig verändern“.
Je länger die Planungsphase, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Realität und Plan nicht mehr zusammenpassen. Nun heißt das nicht, dass wir auf Pläne verzichten können. Sinnvoll ist es aber, flexibler zu werden, um rasch auf die Veränderungen reagieren zu können.
Die Planung erfolgt iterativ
Oft stellt man die Zukunft deshalb nicht als eine gerade Linie dar, sondern iterativ. Für ein Projekt bedeutet das: Am Anfang steht die Grobplanung, Feinplanung und Umsetzung folgen dann in Zyklen. Nach jedem Zyklus kommt es zu einer Bestandsaufnahme, notwendige Änderungen werden in den anschließenden Zyklen berücksichtigt.
Allan Kelly bringt hinsichtlich der Planung noch einen anderen wichtigen Aspekt ins Spiel. In seinem Beitrag „Plan less, do more“ behauptet er, je länger man plane, desto mehr verliere die Planung an Wert.
Die Kurve zeigt, wie wichtig Planung ist. Allerdings nur für eine begrenzte Zeit. Denn während man anfangs von der Planung enorm profitiere, lässt deren Wert mit fortschreitender Zeit immer mehr nach. Ab einem bestimmten Moment stelle sich, so Kelly, überhaupt kein Lerneffekt mehr ein, der Mehrwert liege bei null. Plant man über diesen Punkt hinaus weiter, schade es dem Vorhaben sogar.
Deshalb lautet sein Rat:
„plan less, do more, learn more, redesign governance to kill early and often.“
Dahinter verstecken sich zwei Aspekte, die auch für den Kunst- und Kulturbereich wichtig sind. Neue Technologien haben in viele Bereiche eine ungeheure Dynamik hineingebracht. Betroffen ist beispielsweise der gesamte Kommunikationsbereich, das Marketing, aber auch die Kulturvermittlung. Dynamik bedeutet aber nicht nur, dass in immer kürzer werdenden Abständen neue Tools oder Plattformen auftauchen. Auch unsere (tägliche) Arbeit wird beschleunigt. Deshalb fordert Kelly, dass wir viel mehr auf „learning by doing“ setzen, Dinge gleich ausprobieren, statt lange zu planen.
Wenn man schnell merkt, dass etwas nicht funktioniert, kann man es auch schnell beenden
Gleichzeitig fordert Kelly aber auch, dass wir bereit sind, schnell aus den gemachten Erfahrungen Konsequenzen zu ziehen und eine Idee rasch wieder verwerfen. TikTok ist so eine Plattform, auf der Sie diesen Ansatz ausprobieren können. Der Hype um das erste international erfolgreiche Netzwerk aus China ist enorm, Kultureinrichtungen sind dort noch kaum vertreten. Wer jetzt ausprobiert, ob TikTok interessant für ihn ist, hat den Vorteil, entweder als einer der ersten dort erfolgreich zu sein oder schnell herauszufinden, dass TikTok nicht die richtige Plattform ist.
Wenn man sowohl in der Planung als auch im Tun lernt, stellt sich die Frage, wo das Lernen besser oder schneller funktioniert. Zu Beginn eines Vorhabens in der Planung, später im Tun, beantwortet Kelly die Frage.
Wer zu lange plant, verliert Zeit und erhöht dadurch die Kosten oder verliert gegen die Konkurrenz. Auch Kultureinrichtungen müssen schnell vorgehen. Wer beispielsweise zuerst in einem Netzwerk präsent ist, erzeugt entsprechend Aufmerksamkeit.
Auch der Website-Relaunch eignet sich für ein iteratives Vorgehen
Auch bei der Erstellung oder dem Relaunch der eigenen Website ist es sinnvoll, so vorzugehen: „plan less, do more“. Für viele Kultureinrichtungen ist das ein gigantisches Projekt, das sich über viele Monate zieht und sie oft sehr teuer kommt. Die ganze Arbeit beruht auf Annahmen, die sich erst überprüfen lassen, wenn es zu spät ist und die fertige Seite online geht.
Wenn Sie sich stattdessen am Anfang genau überlegen, was die wichtigste Aufgabe Ihrer Seite ist und dann mit einer ersten Website online gehen, die genau das und nur das kann, haben Sie die Möglichkeit, sehr rasch durch Ihr Tun herauszufinden, ob die Seite so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen.
Entsprechen die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen, versuchen Sie es noch einmal. Viel ist bis jetzt ja nicht passiert, auch die Kosten sollten sich noch in Grenzen halten. Im nächsten Versuch klappt es dann ganz sicher. Nach und nach entwickeln Sie die Seite immer weiter, bis… nein, leider gibt es kein Happy-End. Eigentlich ist so eine Website nie fertig. Deshalb werden Sie immer wieder Verbesserungen vornehmen und Ihre Seite so immer up to date halten. Der große Vorteil: Sie müssen keinen Relaunch mehr durchführen.
Christian Henner-Fehr lebt und arbeitet als Kulturberater in Wien. Er betreibt das Kulturmanagement Blog und beschäftigt sich aktuell mit den Themen Content Marketing, Social Media und der digitalen Transformation von Organisationen in den Bereichen Kultur und Tourismus. Außerdem entwickelt er Digitalisierungskonzepte für Städte und Regionen.
Am Institut für Kulturkonzepte unterrichtet er unter anderem das Seminar Projektplanung. Der nächste Termin dieses Seminars ist von 22.-24. Juli 2021 und findet online statt. Hier können Sie sich dafür anmelden!
