„Eine ungewöhnliche Kombination: Excel-Tabellen und Kreativität.“ – Absolventin Nina Nemes

Kulturmanagerin, Account Managerin, Brand Managerin, Verkäuferin, Kundenservice Mitarbeiterin und Museumspädagogin – Während der letzten Jahre habe ich die verschiedensten Positionen ausgeübt und letztendlich den Weg in die Welt der Kunst und Kultur gefunden.

Künstlerische Arbeit an sich war für mich zu wenig strukturiert, Büroarbeit nicht kreativ genug – für meine Persönlichkeit war eine Hybridlösung nötig. Seit einiger Zeit wusste ich bereits, dass die Erkenntnis irgendwann kommen wird. Ich brauchte aber einen letzten Schub, um zu wissen, wo ich in dieser Welt genau hingehöre. Im Kulturmanagement bei <rotor> im Rahmen des BMKÖS Startstipendiums sammelte ich konkrete Erfahrungen. Diesen Lernprozess setzte ich beim Kulturmanagement Lehrgang von Kulturkonzepte fort. Die Kombination meines bereits existierenden Wissens und die Möglichkeit, dieses weiter zu vertiefen, war meine Eintrittskarte in die Kunstwelt.

Seminare zum Thema Finanzierung, BWL und Projektpraxis haben die nützlichsten Inhalte, die für meine jetzige Stelle als Direktionsassistentin bei der Friedrich Kiesler Privatstiftung unverzichtbar sind. Im Rahmen der Kurse übten wir vor allem Pünktlichkeit, Repräsentation, Präzision und Pitch Präsentation; Skills die mich in der Praxis begleiten – bei der Abwicklung von Förderprojekten, Buchhaltung, Projektbewertung, Sponsoring und Marketing – sowie in meinem täglichen Arbeitsleben. Diese Fähigkeiten geben mir auch die Sicherheit, dass ich laufende Projekte organisiert umsetzen kann.

<rotor> und meine Weiterbildung blieben weiterhin verknüpft, meine Abschlussarbeit war eine Vorbereitung eines Creative Europe Projekts, wo <rotor> in der Rolle des Organisators auftreten wird. Creative Europe ist eine mehrjährige Förderung für kreative Kooperationsprojekte in Europa. Selbst wenn viele Aspekte des Projekts fiktiv waren, handelte es sich doch um eine sehr komplexe Entwurfsarbeit. Die gelernten Inhalte des Lehrgangs waren sehr gut anwendbar und hilfreich.

Nicht viel später beschäftigte ich mich mit einer anderen Entwurfsarbeit, dieses Mal mit meinem eigenen Herzensprojekt. Ich habe selber eine Förderung, das Gründerstipendium bei der Wirtschaftsagentur Wien, angesucht und erhalten. Bei der Planung konnte ich gut auf die Lehrgangsinhalte zurückgreifen, welche mir eine sichere Basis gegeben haben. Durch Excel-Tabellen und Vorlagen war es mir möglich, meine kreativen Ideen übersichtlich und geordnet darzustellen. Mein Projekt Wirtusch, 100% nachhaltig produzierte Upcycling Mode, umfasst
sowohl Kleidungsstücke, als auch zukünftige Künstlerkooperationen…

Es ist mir bewusst, dass mein gefundener Weg in der Kunstwelt alles andere als linear sein wird, aber ich fühle mich bereit, mich jeder Veränderung anzupassen, dabei meine Authentizität zu leben und verschiedenste Ideen umzusetzen. Neue Herausforderungen und Eindrücke sind willkommen, ich freue mich auf sie und ihre Auswirkung auf meine kreative und organisatorische Seite.

„Mich fasziniert die japanische Teezeremonie.“ – Absolventin Patricia Kao

Eigentlich bin ich schon immer eine Künstlerin gewesen…eigentlich. Aber vor allem auch eine brave Tochter, die die Sorgen und den Rat ihrer Eltern verstehen und befolgen wollte.

Also studierte ich als geborene Wienerin Internationale Betriebswirtschaft an der WU und trat sogleich im Anschluss meinen ersten Job bei einer Unternehmensberatung an. Auf der Suche nach einer kreativeren Tätigkeit landete ich schließlich im Projekt- und Produktmanagement.

Meine große Leidenschaft für Kunst und Kultur habe ich aber nie aufgegeben und so gut es ging „nebenbei“ weiterverfolgt. Ich absolvierte eine Gesangsausbildung, lernte ergänzend Klavierbegleitung, nahm Tanzunterricht in den verschiedensten Stilrichtungen und besuchte Musicalworkshops. Bis heute nehme ich regelmäßig Gesangs- und Tanzstunden und habe zuletzt, angeregt durch meine beiden Kinder, auch angefangen mich beim Aerial Silk in Akrobatik zu üben.

Außerdem hat mich meine Faszination für Japan stets begleitet. Schon während des Studiums fing ich an Japanisch zu lernen und verbrachte ein wunderbares Auslandssemester in Tokyo. 2011 trat ich der „Chado Urasenke Tankokai Austria Association“ bei – der österreichischen Vertretung der größten Teeschule Japans. Seit 2021 bin ich Vizepräsidentin derselben und übernehme verstärkt organisatorische Aufgaben. Die Kulturveranstaltung „Chado & Budo“ im Setagaya Park war dabei mein erstes Veranstaltungsprojekt im Kulturbereich.

Um die Ziele unseres Vereins noch besser und intensiver vertreten und vorantreiben zu können, habe ich mich entschlossen den Lehrgang Kulturmanagement am Institut für Kulturkonzepte zu absolvieren.

Bei den Seminaren konnte ich meine wirtschaftlichen Kompetenzen um wertvolles Branchenwissen und Know-How erweitern. Der intensive Austausch mit den Teilnehmer:innen und Vortragenden war dabei besonders wertvoll und hat viele neue Aspekte und Ideen geliefert. In meinem Abschlussprojekt „Momiji Matsuri“ beschäftigte ich mich dann mit der Planung und Durchführung eines Japanischen Herbstfestes.

Heute freue ich mich schon auf viele weitere Veranstaltungen und Begegnungen im Sinne eines unserer Hauptleitsätze auf dem japanischen Teeweg:

一期一会 „Ichi go, ichi e“/“Eine Zeit, ein Treffen“ – eine einmalige Gelegenheit im Leben.

3 Mindsets, die das Netzwerken leicht machen!

Ein Beitrag von Karin Wolf

Das Thema Netzwerken liegt mir seit fünfundzwanzig Jahren am Herzen und taucht in unterschiedlicher Form auch immer wieder in meinen Seminaren auf und ist Thema meines nächsten Seminars Netzwerken kompakt am 22. Juni. Sich mit anderen Menschen professionell zu vernetzen und strategische Partnerschaften einzugehen, ist eine ganz wesentliche Aufgabe für Kulturmanager:innen. Warum treffe ich so selten Menschen, die von sich selbst sagen, dass sie gerne und gut Netzwerken? Den meisten ist die Vorstellung bei einer Eröffnung „Small Talk“ zu führen und „Visitenkarten auszutauschen“ unangenehm. Ihnen erscheint Netzwerken als ein Talent, das nur einige Auserwählte besitzen. Das Gegenteil ist der Fall: jeder Mensch, der sich ausdrücken und mitteilen kann, kann sich auch mit anderen vernetzen. Holen Sie sich konkrete Tipps und gewinnen Sie Freude an dieser Art der Kommunikation.

Mindset 1: Ich bin an meinem Gegenüber interessiert.

Erfolgreiche Netzwerker:innen können gut und gerne zuhören. Wenn sie neue Menschen treffen, sind sie neugierig und offen für die Ideen und Projekte ihres Gegenübers. Beim ersten Kennenlernen geht es also nicht darum, sich und die eigenen Erfolge darzustellen. Fragen Sie nach und achten Sie darauf, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede es gibt. In einem guten Netzwerk sollten sich, wie in einem guten Team, verschiedene Charaktere und Kompetenzen finden.

Mindset 2: Ich bin authentisch.

Kommunikation funktioniert langfristig am besten und macht auch nur Freude, wenn ich mich nicht verstelle. Dabei gibt es einen feinen Unterscheid zwischen „privat“ und „persönlich“. Geben Sie bei Treffen im beruflichen Kontext auch etwas über Ihre Person preis: was treibt Sie an, was liegt Ihnen am Herzen, was beschäftigt Sie aktuell beruflich? Informationen und Fragen zum Privatleben sind hier nicht angebracht.

Mindset 3: Ich habe etwas zu erzählen.

Ich erlebe es sehr oft, dass (junge) Führungskräfte bei offiziellen Gelegenheiten zu bescheiden auftreten, weil sie befürchten als überheblich und arrogant zu erscheinen. Bereiten Sie sich auf eine Veranstaltung, bei der Sie berufliche Kontakte knüpfen möchten, gut vor: Über welches aktuelle oder geplante Projekt reden Sie gerne? Teilen Sie ihre Freude und Ihren Stolz über etwas, das Ihnen gelungen ist.

Im Kultursektor ist Netzwerken auf jeden Fall ein Erfolgsfaktor und es gäbe noch viel zu sagen über den Unterschied zwischen Ihrem persönlichen Netzwerk und institutionalisierten Branchen-Netzwerken. Ersteres bauen Sie sich über die Jahre hinweg auf und stehen vor der gar nicht so einfachen Aufgabe, es nachhaltig zu pflegen und zu festigen. Bei zweiterem müssen Sie sich entscheiden, welche Plattformen für Sie „funktionieren“. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie ihren persönlichen Stil finden und Freude daran haben, sich kontinuierlich mit neuen Menschen auseinander zu setzen.

Wenn Sie noch mehr über Netzwerken wissen möchten und konkrete Fragen dazu haben, dann nehmen Sie am Seminar Netzwerken kompakt am 22. Juni teil! Infos und Anmeldung HIER.

3 Tipps für guten Kontakt bei Online-Präsentationen

Guter Kontakt bei Online-Präsentationen – 3 Tipps von Stella Damm

Ob Sie lieber im gleichen Raum präsentieren oder Online-Präsentationen zu schätzen gelernt haben: Wie produktiv diese beiden Settings für uns sind, wie gut das rüberkommt, was wir mitteilen möchten, das haben wir zu einem großen Teil selbst in der Hand.

Weil beim virtuellen Präsentieren die Gefahr viel größer ist, dass Sie die Stimmung im Publikum nicht mitbekommen oder sich überhaupt so fühlen, als würden Sie ins Leere sprechen, drehen sich die folgenden drei Tipps darum, wie Sie auch online möglichst gut „in Kontakt“ bleiben.

1. Den Blickkontakt ersetzen

Online ist Blickkontakt leider eine Einbahnstraße. Schauen wir in die Gesichter, ist am Bildschirm unser Blick abgewendet. Schauen wir in Kamera, sehen wir unser Publikum nicht.  Da hilft nur, abwechselnd beides zu tun.

• Finden Sie einen für Sie angenehmen Rhythmus, zwischen Ihrem Bildschirm (den Gesichtern) und der Kamera hin und her zu schauen. Der Schwerpunkt sollte auf der Kamera liegen: versuchen Sie, zumindest 60% der Zeit in die Kamera zu schauen.

2. Nonverbales Feedback ersetzen

Vor allem wenn Sie richtig gut darin sind, einen Raum zu lesen und Stimmungsänderungen wahrzunehmen, wird Ihnen diese Art Feedback bei Online-Präsentationen abgehen.

• Fragen Sie deshalb etwas mehr nach, als Sie es sonst tun würden: Ich gehe dazu gleich noch mehr ins Detail; vorher wüsste ich gerne, ob ich das bis hierhin für Sie nachvollziehbar skizziert habe? – bitte einfach Hand heben, wenn Sie eine Verständnisfrage haben.

3. Folien zwischendurch abschalten

Ihre sichtbare Präsenz müssen Sie in Online-Präsentationen bewusst gestalten. Im gleichen Raum kann das Publikum nach Lust und Laune zwischen Ihnen und Ihren Folien hin und her schauen. Verschwinden Sie nicht für die Dauer einer ganzen Präsentation hinter Ihren Folien.

• Schalten Sie zwischendurch den geteilten Bildschirm wieder aus, seien Sie für einzelne Sequenzen (wie illustrative Anekdoten/Beispiele oder Fragerunden) bildschirmfüllend sichtbar. Das verbessert den Kontakt, hilft Ihnen aber auch, die Präsentation zu strukturieren.

Mehr Tipps und vor allem die Gelegenheit, all das auszuprobieren und Feedback zu bekommen, gibt es im nächsten Seminar „Erfolgreich Präsentieren“ von 12. – 14. Mai 2022 mit Stella Damm.

3 Tipps von Karin Wolf für erfolgreiches Delegieren

3 Tipps von Karin Wolf für erfolgreiches Delegieren

„Bis ich die Aufgabe erklärt habe, habe ich sie schon dreimal selbst erledigt! Ich mache es lieber wieder selbst.“ Kommt Ihnen das bekannt vor? Delegieren ist nicht einfach, aber gerade für Führungskräfte eine wesentliche Kompetenz, die es auf jeden Fall zu entwickeln gilt. Delegieren ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, effizienter und effektiver zu arbeiten. Wenn Sie Aufgaben abgeben, können Sie sich besser auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, Sie gewinnen Zeit für die strategische Planung oder um Kontakte zu pflegen. Das führt auch dazu, dass Sie Ihre Energie fokussieren und zufriedener beim Arbeiten sind. Außerdem trainieren Sie gezielt Ihre Sozial- und Führungskompetenzen.

Sie lernen sich selbst gut kennen und sehen, wo Sie noch Entwicklungspotentiale haben und wie es um Ihr eigenes Selbstbewusstsein, Mut und Vertrauen bestellt ist. Beim Delegieren können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auch viel über Selbstorganisation lernen. Vor allem, wenn Sie darauf achten, nicht nur anspruchslose Routineaufgaben weiterzugeben, zeigen Sie Ihrem Team Wertschätzung und Vertrauen. Das trägt längerfristig auch zur Mitarbeiter:innenbindung bei.

Sie können sofort beginnen, sich gut aufs Delegieren vorzubereiten. Beginnen Sie mit den W-Fragen: Was wollen Sie übertragen? Wieviel davon wollen Sie delegieren? Wer soll die Aufgabe übernehmen? Wie umfangreich muss diese Person eingearbeitet werden? Gehen Sie Schritt für Schritt vor und anerkennen Sie, dass sich einige Fragen erst im Prozess restlos klären lassen. Die folgenden drei Tipps sollen Ihnen helfen, einen guten Einstieg ins Thema zu finden.

1. Erkennen Sie Ihren persönlichen Glaubenssatz, der Sie hindert.

Bevor Sie beginnen, noch gezielter und bewusster zu delegieren, versuchen Sie herauszufinden, was genau Sie bisher daran gehindert hat. Erkennen Sie sich in den folgenden Sätzen wieder?  Ich kann es am besten. Ich möchte niemanden belasten. Ich zeige Schwäche, wenn ich Arbeiten abgebe. Ich muss die Kontrolle bis ins Detail behalten. Nur ich kann die Aufgabe richtig erledigen. Wenn ich es nicht selbst mache, werden Fehler passieren.

Nehmen Sie sich Zeit, beobachten Sie sich selbst im Arbeitsalltag und schreiben Sie sich die Sätze auf, die Sie erkennen. Es ist nicht einfach, sich von diesen Sätzen zu lösen – geben Sie sich selbst Zeit und sprechen Sie sich Mut zu. Vertrauen Sie darauf, dass besseres Delegieren Ihnen hilft eine bessere Führungskraft zu werden. Tauschen Sie sich mit anderen Führungskräften, Kolleg:innen, Freund:innen aus und unterstützen Sie sich gegenseitig.

2. Beschreiben Sie das Ergebnis des Auftrags, nicht den Weg dahin.

Unter Führungskräften ist das „My-Way-Syndrom“ weit verbreitet. Hier wird nicht nur die Aufgabe delegiert, sondern es wird erwartet, dass auch die Arbeitsmethode, die zum Ziel führt genau übernommen wird. In der Folge werden die Mitarbeiter:innen überkritisch bei der Umsetzung beobachtet, es wird laufend kommentiert und kritisiert. Das verunsichert die Mitarbeiter:innen, die nun ständig befürchten, etwas nicht richtig zu machen. Oft tritt dann das Phänomen des „Rückdelegierens“ ein. Die Mitarbeiter:in fragt dann immer wieder nach, sichert sich ab und die Führungskraft ist permanent in die Umsetzung eingebunden, hat also die Aufgabe immer noch auf der Agenda.

Um gut Delegieren zu können, ist es notwendig, anzuerkennen, dass es andere gute Wege als den eigenen gibt, um eine Aufgabe zu erledigen. Bemühen Sie sich, klar zu kommunizieren, was bis wann und von wem zu erledigen ist. Klären Sie die grundsätzlichen Rahmenbedingungen und sagen Sie ganz klar, was unbedingt beim Erledigen der Aufgabe berücksichtigt werden muss. Denken Sie daran, Ergebnisse zu beschreiben und nicht Methoden. Also nicht: „Ruf unbedingt am Donnerstag Vormittag in der Druckerei an und erinnere Herrn Maier, dass der Folder am Freitag geliefert wird. Ich schicke dann immer zur Sicherheit noch ein Email hinterher.“  Sondern: „Bitte vereinbare schriftlich mit der Druckerei, dass der Folder am Freitag geliefert wird.“  Missverständnisse beim Delegieren entstehen auch oft in der mündlichen Kommunikation. Wenn Sie die Aufgabe mit der Mitarbeiter:in besprochen haben, schicken Sie ihr eine kurze Gesprächsnotiz.

3. Signalisieren Sie zugleich Ihr Vertrauen und Ihre Bereitschaft zur Unterstützung.

Delegieren heißt auch, den Mitarbeiter:innen zu ermöglichen, Neues auszuprobieren, Erfahrungen zu sammeln und natürlich auch Fehler zu machen.  Das ist auch eine gute Gelegenheit, die Fehlerkultur in der eigenen Organisation zu erkennen und vielleicht zu verbessern. Ein Mitarbeiter, der große Angst hat, Fehler zu machen, wird ungern Verantwortung übernehmen und dadurch bleibt die Arbeit bei der Führungskraft hängen. Sprechen Sie also im Delegationsgespräch ganz deutlich dem Mitarbeiter Ihr Vertrauen aus und machen Sie sich selbst bewusst, dass Sie gerade einen Lern- und Entwicklungsprozess in Gang setzen.  Der Mitarbeiter lernt, mit neuen Anforderungen umzugehen und Sie als Führungskraft lernen, klar zu kommunizieren und mit den Veränderungen gut umzugehen.

Sie stehen dabei vor der Herausforderung, Ihre Mitarbeiter:innen zur Selbstständigkeit zu ermutigen, Sie aus ihrer Komfortzone zu bringen und Sie gleichzeitig mit Ihrer neuen Aufgabe nicht gänzlich ins kalte Wasser zu stoßen. Dabei lernen Sie auch Ihre Mitarbeiter:innen neu kennen: die einen werden auf Anhieb gute Ergebnisse liefern, andere werden (zu oft) nachfragen und wieder andere delegieren Ihnen die Aufgabe im Handumdrehen zurück. Sie lernen als Führungskraft hier viel über Mitarbeiter:innenführung, weil Sie sehr individuell entscheiden müssen, wieviel Unterstützung in welcher Situation angemessen ist.

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren und praktische Tipps erhalten? Sichern Sie sich Ihren Platz im kompakten dreistündigen Online-Seminar am 27.4. „Führen kompakt“ mit den Schwerpunkten: Rolle und Funktion einer Führungskraft,  Delegieren, Kritisieren und Motivieren, Tools für die Zeit- und Arbeitsplanung. Bringen Sie Ihre individuellen Fragen ins Seminar mit und holen Sie sich Motivation und Stärkung für Ihre Führungsaufgaben.

Infos und Anmeldung HIER

So pflegen und vergrößern Sie Ihr Netzwerk

3 Tipps von Karin Wolf

Wo würden Sie auf einer Skala von 1-10 Ihre Networking-Skills einordnen? Halten Sie sich für eine 1 die dem Ganzen eher skeptisch gegenüber steht und zugleich denkt, es wäre aber schon notwendig? Oder sind sie eine 10 und schaffen es sogar in der Pandemie neue Kontakte zu knüpfen und Ihre bestehenden zu pflegen? Fest steht, im Kultursektor ist Netzwerken ein Erfolgsfaktor. Die gute Nachricht: Netzwerken ist kein Ausnahme-Talent, das nur einige Auserwählte besitzen. Wenn Sie grundsätzlich an Menschen interessiert sind und Freude am Austausch mit anderen haben, dann können Sie auch netzwerken.

Tipp 1: Gehen Sie mit einer positiven Einstellung ans Netzwerken heran

Was hält Menschen davon ab, proaktiv Kontakt mit anderen aufzunehmen? Folgende Erklärungen höre ich immer wieder und ich biete dann umgehend eine Umformulierung an. Ein Erfolgsfaktor fürs Netzwerken ist eine realistische und positive Einstellung sich selbst gegenüber. Wenn Sie also Ihre Haltung kritisch überprüfen und bereit sind, sie zu verändern, können Sie im nächsten Schritt konkrete Techniken und Methoden erlernen.

Statt: „Ich weiß nicht, wie ich ein Gespräch beginnen/beenden kann.“
Besser: „Ich interessiere mich dafür, was andere Menschen erleben/wissen.“

Statt: „Ich möchte nicht aufdringlich/lästig/langweilig sein.“
Besser: Ich bin ein höflicher, freundlicher Mensch.“

Statt: Ich kenne keine wichtigen/prominenten/einflussreichen Menschen.“
Besser: „Ich kenne Menschen, deren Meinung/Arbeitsweise/Kompetenz ich schätze.“

Tipp 2: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres bestehenden Netzwerkes

Es geht im ersten Schritt gar nicht darum, Zugang zu einem bestehenden Netzwerk zu finden. Beginnen Sie mit dem Netzwerk, das Sie schon haben. Das sind jene Menschen, mit denen Sie im Laufe Ihres Berufslebens oder sogar schon im Studium gut und gerne zusammen gearbeitet haben. Das können einmalige Begegnungen sein oder mehrjährige berufliche Kooperationen.  Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie eine Liste von diesen Menschen, meist tauchen dann aus der Erinnerung Namen und Gesichter auf, an die Sie gerne zurückdenken. Wie sind Sie mit Ihrem Netzwerk in den letzten Jahren umgegangen? Mit wem haben Sie Kontakt gehalten, wen haben Sie aus den Augen verloren, mit wem würden Sie sich gerne wieder austauschen? Das schöne am Netzwerken ist, dass die Zeit, die zwischen zwei Begegnungen liegt, nicht relevant ist. Sei brauchen kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn Sie sich nach Jahren wieder bei jemanden melden. Gehen Sie von sich selbst aus: wahrscheinlich freuen Sie sich und sind neugierig, wenn Sie nach langer Zeit von jemandem hören, mit dem Sie gerne zusammen gearbeitet haben.

Tipp 3: Schaffen Sie Gelegenheiten

Diese Liste an Kontakten können Sie dann gleich zum aktiven Netzwerken nutzen: Verabreden Sie sich mit Menschen auf einen Zoom-Kaffee oder gehen Sie spazieren. Mit welcher Begründung? Sich gegenseitig auf dem Laufenden halten und Strategien im Umgang mit den Herausforderungen der Pandemie austauschen. 30 Minuten reichen dafür und sind auch eine willkommen Abwechslung. Oder bringen Sie  Menschen aus Ihrem Netzwerk, die einander noch nicht kennen, zusammen. Organisieren Sie ein Online-Treffen und laden Sie dazu zwei oder drei Menschen ein, je nachdem, wie sicher Sie im Moderieren sind. Motto für die Einladung: Ihr solltet Euch kennenlernen!

Möchten Sie mehr praktische Methoden zum Thema Netzwerken bekommen? Besuchen Sie mein Online Seminar am 26. Jänner von 15:00 -18:00 Uhr „Berufliche Kontakte knüpfen und pflegen“. Holen Sie sich Impulse, die Ihnen das Netzwerken erleichtern und tauschen Sie Erfahrungen mit KollegInnen aus allen Sparten aus. Infos und Anmeldung HIER.

Wie komme ich dazu?!

Wie komme ich dazu?!

3 Empfehlungen von Karin Wolf, wie Sie sich in schwierigen Gesprächen behaupten können.

Wenn Sie im Kulturbereich arbeiten, kommunizieren Sie wahrscheinlich sehr viel und immer wieder in ganz unterschiedlichen Situationen. Manche Gespräche und Besprechungen fallen Ihnen vermutlich leicht oder machen sogar Freude, weil Sie motivierende Impulse und Bestätigung erhalten. Oder weil Sie notwendige Informationen so kompakt und verständlich bekommen, dass Sie motiviert sind und gut weiter arbeiten können. Und doch gibt es immer wieder Kommunikationsprobleme, die dazu führen, dass Sie sich unbehaglich, ausgebremst oder ungerecht behandelt fühlen. Zu drei schwierigen Situationen, denen ich in Beratungen und Seminaren immer wieder begegne, habe ich mir Tipps überlegt, die Ihnen das Leben leichter machen sollen.

1. Der „Überfall“ zwischen Tür und Angel

Kennen Sie das? Am Weg zum Kopierer, in die Teeküche oder im Lift spricht Sie eine Kollegin an und muss ganz dringend und schnell was mit Ihnen klären. Sie selbst sind nicht aufs Thema vorbereitet und mit Ihren Gedanken auch woanders. Weil Sie höflich sein wollen, lassen Sie sich drauf ein, machen eine Zusage oder treffen eine Entscheidung, damit Sie die andere Person nicht enttäuschen. Eine Viertelstunde später sitzen Sie an Ihrem Tisch und sind gar nicht zufrieden mit der Aufgabe, die Sie gerade angenommen haben oder merken, dass Sie gerne in Ruhe Pro und Contra Ihrer Entscheidung abgewogen hätten.

Meine Empfehlung: sagen Sie das nächste Mal: „Ich verstehe, dass das ein wichtiges Thema ist, lass uns das nicht zwischen Tür und Angel besprechen. Setzen wir uns in einer Stunde zusammen, dann hab ich einen Kopf dafür und kann mich drauf konzentrieren.“ Damit nehmen Sie Ihr Gegenüber ernst und „wimmeln“ das Anliegen nicht ab. Sie haben Zeit sich gedanklich darauf vorzubereiten.

2. Ich sage Ja, obwohl ich Nein sagen möchte

Die Texte im Programmheft müssen bis morgen Korrektur gelesen werden, der zuständige Kollege ist krank und die Projektleiterin fragt Sie, ob Sie das übernehmen könnten. Sie wissen gerade nicht, wo Ihnen der Kopf steht und sind mit Ihren eigenen Aufgaben im Verzug, aber trotzdem sagen Sie zu. Sie möchten hilfsbereit sein und Engagement zeigen und dem Projekt Gutes tun. Sie stellen Ihre eigenen Bedürfnisse hinten an und das führt dann aber dazu, dass Sie überlastet sind und Ihnen die Energie ausgeht.

Meine Empfehlung: falls Ihnen das öfter passiert, finden Sie heraus, ob es da ein Muster gibt, das Sie verändern können. Was ist Ihre Motivation Ja zu sagen? Möchten Sie höflich sein oder andern beweisen, dass Sie der Aufgabe gewachsen sind? Befürchten Sie Konsequenzen, wenn Sie ablehnen oder ist Ihnen die Bestätigung wichtig, dass man Sie braucht? Diese Selbsterkenntnis kann Ihnen helfen das nächste Mal ganz freundlich, aber bestimmt und ohne sich zu entschuldigen,  zu sagen: „Nein, ich hab keine Zeitressourcen dafür.“

3. Ich komme einfach nicht zu Wort

Im wöchentlichen Jour Fixe wird wild durcheinander geredet und von einem Thema zum nächsten gesprungen. Einige nehmen (wie immer) viel Redezeit in Anspruch und kommen nicht zum Punkt. Obwohl Ihnen das Thema Überstunden am Herzen liegt und Sie zweimal einen Anlauf genommen haben, es in die Diskussion einzubringen, wird es nicht beachtet. Sie ärgern sich oder sind enttäuscht und fragen sich, was Sie in Zukunft anders machen können.

Meine Empfehlungen: wenn der Jour Fixe moderiert wird, ersuchen Sie die verantwortliche Person schon im Vorfeld um Unterstützung. Sie erreichen leichter Aufmerksamkeit für Ihr Anliegen, wenn Sie eine schriftliche Unterlage vorbereiten, die Sie gleichzeitig mit Ihrer Wortmeldung reihum austeilen. Beobachten Sie die herrschende Gesprächskultur, vielleicht ist es ja ok, jemanden mal zu unterbrechen und nicht mit aufgezeigter Hand abzuwarten, ob Sie aufgerufen werden.

Möchten Sie sich mehr Impulse zum Thema Gesprächsführung holen? Am 17.11.  halte ich von 15:00-18:00 Uhr  das Online-Seminar „Schwierige Themen klar kommunizieren“.  Dort lernen Sie praktische Methoden kennen und können Erfahrungen mit KollegInnen aus allen Sparten austauschen.

Projekte planen: weniger ist manchmal mehr

Ein Beitrag von Christian Henner-Fehr

Sind Sie auch schon mal über einem Projekt gesessen, das Sie gerne realisieren möchten und haben geplant und geplant? Sie kennen das Prozedere. Basierend auf Ihrer Projektidee erstellen Sie den Projektstrukturplan und bilden Ihr Vorhaben mit Hilfe von Arbeitspaketen ab. Auf diese Weise entsteht der Projektplan, auf dessen Grundlage Sie Ihr Vorhaben dann umsetzen.

Schon immer bestand bei Projekten die Gefahr, dass sich die Realität nicht an den Plan halten will. Während man früher im Rahmen des „klassischen Projektmanagement“ die Pläne entsprechend nachzog, um den geänderten Rahmenbedingungen gerecht zu werden, gelingt das heute nicht mehr so einfach. Der Grund: Die Welt ist komplexer geworden, Veränderungen passieren viel häufiger als früher.

VUCA steht für eine Welt, die sich rasch und auf vielen Ebenen verändert

Vielleicht haben Sie schon mal jemanden von der VUCA-Welt sprechen hören. Hinter dem Akronym verbergen sich die folgenden vier Begriffe:

• Unbeständigkeit (volatility)
• Unsicherheit (uncertainty)
• Komplexität (complexity) und
• Mehrdeutigkeit (ambiguity)

Zum Ausdruck gebracht wird damit, dass vieles in unserer Welt nicht mehr eindeutig vorhersehbar ist. VUCA steht, so schreibt Waldtraut Gläser auf der Website vuca-welt.de von einer Welt,

„in der Informationen keinerlei prognostische Aussagekraft mehr besitzen, weil Rahmenbedingungen sehr schnell wechseln, Interessenkoalitionen immer vielschichtiger werden sowie Motivlagen sich ständig verändern“.

Je länger die Planungsphase, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Realität und Plan nicht mehr zusammenpassen. Nun heißt das nicht, dass wir auf Pläne verzichten können. Sinnvoll ist es aber, flexibler zu werden, um rasch auf die Veränderungen reagieren zu können.

Die Planung erfolgt iterativ

Oft stellt man die Zukunft deshalb nicht als eine gerade Linie dar, sondern iterativ. Für ein Projekt bedeutet das: Am Anfang steht die Grobplanung, Feinplanung und Umsetzung folgen dann in Zyklen. Nach jedem Zyklus kommt es zu einer Bestandsaufnahme, notwendige Änderungen werden in den anschließenden Zyklen berücksichtigt.

Allan Kelly bringt hinsichtlich der Planung noch einen anderen wichtigen Aspekt ins Spiel. In seinem Beitrag „Plan less, do more“ behauptet er, je länger man plane, desto mehr verliere die Planung an Wert.

Die Kurve zeigt, wie wichtig Planung ist. Allerdings nur für eine begrenzte Zeit. Denn während man anfangs von der Planung enorm profitiere, lässt deren Wert mit fortschreitender Zeit immer mehr nach. Ab einem bestimmten Moment stelle sich, so Kelly, überhaupt kein Lerneffekt mehr ein, der Mehrwert liege bei null. Plant man über diesen Punkt hinaus weiter, schade es dem Vorhaben sogar.

Deshalb lautet sein Rat:

„plan less, do more, learn more, redesign governance to kill early and often.“

Dahinter verstecken sich zwei Aspekte, die auch für den Kunst- und Kulturbereich wichtig sind. Neue Technologien haben in viele Bereiche eine ungeheure Dynamik hineingebracht. Betroffen ist beispielsweise der gesamte Kommunikationsbereich, das Marketing, aber auch die Kulturvermittlung. Dynamik bedeutet aber nicht nur, dass in immer kürzer werdenden Abständen neue Tools oder Plattformen auftauchen. Auch unsere (tägliche) Arbeit wird beschleunigt. Deshalb fordert Kelly, dass wir viel mehr auf „learning by doing“ setzen, Dinge gleich ausprobieren, statt lange zu planen.

Wenn man schnell merkt, dass etwas nicht funktioniert, kann man es auch schnell beenden

Gleichzeitig fordert Kelly aber auch, dass wir bereit sind, schnell aus den gemachten Erfahrungen Konsequenzen zu ziehen und eine Idee rasch wieder verwerfen. TikTok ist so eine Plattform, auf der Sie diesen Ansatz ausprobieren können. Der Hype um das erste international erfolgreiche Netzwerk aus China ist enorm, Kultureinrichtungen sind dort noch kaum vertreten. Wer jetzt ausprobiert, ob TikTok interessant für ihn ist, hat den Vorteil, entweder als einer der ersten dort erfolgreich zu sein oder schnell herauszufinden, dass TikTok nicht die richtige Plattform ist.

Wenn man sowohl in der Planung als auch im Tun lernt, stellt sich die Frage, wo das Lernen besser oder schneller funktioniert. Zu Beginn eines Vorhabens in der Planung, später im Tun, beantwortet Kelly die Frage.

Wer zu lange plant, verliert Zeit und erhöht dadurch die Kosten oder verliert gegen die Konkurrenz. Auch Kultureinrichtungen müssen schnell vorgehen. Wer beispielsweise zuerst in einem Netzwerk präsent ist, erzeugt entsprechend Aufmerksamkeit.

Auch der Website-Relaunch eignet sich für ein iteratives Vorgehen

Auch bei der Erstellung oder dem Relaunch der eigenen Website ist es sinnvoll, so vorzugehen: „plan less, do more“. Für viele Kultureinrichtungen ist das ein gigantisches Projekt, das sich über viele Monate zieht und sie oft sehr teuer kommt. Die ganze Arbeit beruht auf Annahmen, die sich erst überprüfen lassen, wenn es zu spät ist und die fertige Seite online geht.

Wenn Sie sich stattdessen am Anfang genau überlegen, was die wichtigste Aufgabe Ihrer Seite ist und dann mit einer ersten Website online gehen, die genau das und nur das kann, haben Sie die Möglichkeit, sehr rasch durch Ihr Tun herauszufinden, ob die Seite so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen.

Entsprechen die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen, versuchen Sie es noch einmal. Viel ist bis jetzt ja nicht passiert, auch die Kosten sollten sich noch in Grenzen halten. Im nächsten Versuch klappt es dann ganz sicher. Nach und nach entwickeln Sie die Seite immer weiter, bis… nein, leider gibt es kein Happy-End. Eigentlich ist so eine Website nie fertig. Deshalb werden Sie immer wieder Verbesserungen vornehmen und Ihre Seite so immer up to date halten. Der große Vorteil: Sie müssen keinen Relaunch mehr durchführen.

Christian Henner-Fehr lebt und arbeitet als Kulturberater in Wien. Er betreibt das Kulturmanagement Blog und beschäftigt sich aktuell mit den Themen Content Marketing, Social Media und der digitalen Transformation von Organisationen in den Bereichen Kultur und Tourismus. Außerdem entwickelt er Digitalisierungskonzepte für Städte und Regionen.

Am Institut für Kulturkonzepte unterrichtet er unter anderem das Seminar Projektplanung. Der nächste Termin dieses Seminars ist von 22.-24. Juli 2021 und findet online statt. Hier können Sie sich dafür anmelden!

Bitte kommen wir zum Punkt!

3 Beispiele für klare Kommunikation von Karin Wolf

Karin Wolf hält am 10.12. das Seminar „Klare Kommunikation auf allen Kanälen“. Hier können Sie schon einmal ins Thema hineinschnuppern.

Kennen Sie das auch: Sie sitzen im wöchentlichen Jour Fixe und alles wird wieder einmal wild durcheinander besprochen? Sie beobachten sich selbst dabei, wie Sie um den heißen Brei herum reden, anstatt ihren KollegInnen ein kritisches Feedback zu geben?  Eine Projektpartnerin hat Ihnen ein umfangreiches Email geschrieben mit langen Schachtelsätzen und Sie haben schon gar keine Lust mehr, herauszufinden, was jetzt genau von Ihnen erwartet wird. In allen drei Fällen sind Sie mit dem Ergebnis unzufrieden, weil Sie sich mehr Klarheit und konkrete Ergebnisse gewünscht hätten.  Und Sie haben das Gefühl, Zeit und Energie zu verschwenden.

Im Kulturbereich wird viel und gern kommuniziert, aber es könnte oft klarer und konstruktiver sein. Was hält uns eigentlich zurück, klar zu sagen, worum es geht und was wir wollen?
Holen Sie sich Anregungen bei den folgenden drei Beispielen.

Der ergebnisorientierte Jour Fixe

Je besser die Vorbereitung und die Struktur, umso besser die Ergebnisse. Soll präsentiert, diskutiert oder entschieden werden? Geht es um Meinungsbildung oder Brainstorming? Das macht die Moderation zu Beginn jedes Tagesordnungspunktes deutlich und sagt dazu, auf welches Ergebnis hingearbeitet wird.

Das konstruktive Feedback

Teilen Sie in der Ich-Form  mit, welche Konsequenzen das Verhalten eines Kollegen auf Sie selbst hat. Nicht: „Du kommst immer zu spät.“ Sondern: „Bei den letzten beiden Führungen haben mir Infos gefehlt. Ich wollte das bevor wir beginnen, bei dir nachfragen, aber wir hatten dazu keine Zeit mehr.“ Wenn Sie ehrlich von sich sprechen und das Wort „immer“ vermeiden, kann ihr Gegenüber nicht „nein, so ist das gar nicht sagen“.

Das verständliche Email

Bevor Sie zu schreiben beginnen, fragen Sie sich, zu welcher Aktion das Email die Empfängerin bewegen soll. Welche Informationen oder Anleitungen braucht die Person dazu?
Wenn es um einen Arbeitsauftrag geht, schreiben Sie den gleich in die Betreffzeile: bitte bis Montag Rückmeldung geben. Schreiben Sie so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Mein persönlicher Tipp: lassen Sie sarkastische Bemerkungen – was im persönlichen Gespräch erheiternd sein kann, wird im Schriftverkehr schnell falsch verstanden.

Haben Sie Lust bekommen, in Zukunft Ihre Zeit und Energie zu sparen und ergebnisorientierter zu kommunizieren? Besuchen Sie am 10.12. mein Seminar „Klare Kommunikation auf allen Kanälen “.
Infos und Anmeldung hier.

Online-Besprechungen können Freude machen!

Unsere Direktorin Karin Wolf sieht viele Vorteile in der Online-Zusammenarbeit. Am 20.10. verrät sie mehr dazu im Seminar „Ergebnisorientiert online moderieren.“ Wir haben ihr vorab ein paar Fragen gestellt.

Viele Menschen beschweren sich über die anstrengenden Online-Meetings in den letzten Monaten. Du nicht, warum?

Die Klage, dass man nur analog produktiv arbeiten oder vortragen kann, weil online der persönliche Kontakt und die Aufmerksamkeit verloren geht, ist mir zu sehr Schwarz-Weiß-Malerei. Es ist ja nicht so, dass alle Meetings, für die man sich in einem realen Raum trifft, immer so konstruktiv und spannend ablaufen! Ich bin vor allem froh, dass es uns die Technik ermöglicht, jetzt miteinander in Kontakt zu kommen und miteinander arbeiten zu können. Das ist in erster Linie natürlich eine Notlösung, aber mit einigen guten Effekten und Erkenntnissen, die wir nach Corona weiter beibehalten sollten. Online-Besprechungen erfordern eine sehr gute Vorbereitung der Inhalte und auch des Ablaufs. Ich muss mir vorher genau überlegen, wie ich die einzelnen TeilnehmerInnen persönlich aktiviere und wie ich eine gute Arbeitsatmosphäre schaffe. Diese umsichtige Vorgehensweise würde auch so manche analoge Besprechung produktiver und angenehmer machen!

Wie wichtig ist die Beherrschung der Technik?

Mit der Technik sollte man sich vorher vertraut machen und auch verschiedene Programme ausprobieren, um das zu finden, das einem liegt. Wichtig ist es hier wieder, sich gegenseitig zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder gut damit zurechtkommen. Die Zeit und Energie, die man hier in eine gute Vorbereitung investiert, kommt einem dann in der Besprechung selbst wieder zugute. Manchmal ist eine kurze Einschulung von einem Profi auch sinnvoll, die zu einem Gefühl der Sicherheit und der Entspannung beiträgt. Da wir ja alle gemeinsam ins kalte Wasser springen mussten und die wenigsten versiert sind, muss nicht immer alles perfekt sein. Bei meiner ersten Online-Vorlesung an der Uni habe ich aus Versehen alle Studierenden aus dem Zoom-Raum geworfen und saß auf einmal erschrocken alleine vorm Bildschirm. Wenige Minuten später haben sich alle wieder selbstständig eingewählt und das war gar keine große Sache.

Was ist für dich ein klassisches No-Go bei Online-Besprechungen?

Mich irritiert es sehr, wenn TeilnehmerInnen sich so gar keine Gedanken machen, welche Erscheinung sie am Bildschirm abgeben. Wenn ich im Dämmerlicht sitze, den Blick nach unten oder zur Seite gerichtet und hinter mir steht der Wäscheständer im Wohnzimmer, dann erzeugt das bei den anderen auch keine konstruktive Arbeitsstimmung.

Besuchen Sie das Seminar am 20.10. „Ergebnisorientiert online moderieren.“ und erfahren Sie, wie Sie Ihre Teambesprechungen und Videokonferenzen gut vorbereiten und durchführen. Anmeldung HIER.