Stellenbeschreibung

Sie verfügen über Erfahrung in Administration und in der Arbeit mit Belegen und Zahlen. Und arbeiten gerne sorgfältig und strukturiert? Und möchten mit Ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zur Unterstützung von Künstler:innen leisten? Dann werden Sie Teil unseres Teams!

Der Künstler-Sozialversicherungsfonds leistet Zuschüsse zu den Sozialversicherungsbeiträgen der selbständigen Künstlerinnen und Künstler, kann in besonderen Notfällen Beihilfen zahlen und hebt die Abgaben zur Aufbringung der hierfür erforderlichen Mittel ein.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum sofortigen Eintritt eine/n

Administrative Assistenz mit Zahlenverständnis (m/w/d)

(Vollzeit)

Ihr Aufgabengebiet:

Sie unterstützen das juristische Team bei der Abwicklung der vielfältigen Aufgaben. Das umfasst insbesondere die vorbereitende Kontrolle und Aufbereitung von steuerrechtlichen Unterlagen (z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen und Belegen). Damit verbunden sind auch allgemeine administrative und organisatorische Agenden, wie z.B. Schrift- und Telefonverkehr sowie Betreuung und Aktualisierung der Datenbanken.

Nach einer erfolgreichen Einarbeitungsphase besteht – je nach Qualifikation und betrieblichem Bedarf – die Möglichkeit zur schrittweisen Übernahme weiterer Verantwortungsbereiche, insbesondere folgender Aufgaben:

• Erfassung, Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Bankbelegen
• Bearbeitung von Serienbriefen
• Pflege der Excel-Nebenbücher (v.a. die Erfassung von Abgaben, Rückforderungen von Zuschüssen und Beihilfen sowie Veranlagungen) und Abstimmung mit BMD NTCS
• Vorarbeiten und Kontrollen im Bereich der Personalverrechnung (z.B. Kontrolle der Dienstzeitaufzeichnungen und Urlaubslisten)

Ihre Qualifikationen:

• Sie können Berufserfahrung im administrativen Bereich vorweisen und verfügen idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Abschluss).
• Sie haben eine hohe Zahlenaffinität und arbeiten gerne innerhalb von vorgegebenen Strukturen
• Die professionelle Handhabung von MS-Office mit Schwerpunkt Excel, sehr gute Maschinschreibkenntnisse sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit sensiblen Daten sind für Sie selbstverständlich.
• Als gewissenhafte, belastbare, offene und loyale Persönlichkeit bewahren Sie auch in herausfordernden Situationen den Überblick und können unter Zeitdruck Prioritäten setzen.

Unser Angebot:

• Unbefristeter und sicherer Arbeitsplatz in einem Angestelltenverhältnis mit Entwicklungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell
• Angenehmes Betriebsklima in einem unkonventionellen Umfeld ohne Dresscode
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Büro in zentraler Lage neben Burggarten und Albertina mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Team-Mitglied auf vier Pfoten: verschlafene Hündin begleitet durch den Arbeitstag
• Jahreskarte der Wiener Linien nach längerer Betriebszugehörigkeit
• Kostenloser Kaffee zur Stärkung zwischendurch

Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und adäquater Berufserfahrung ein Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis ab 32.000 EUR geboten. Nach einer mehrmonatigen Einschulungsphase ist – abhängig von Qualifikation und eigenständiger Übernahme von Aufgaben – eine entsprechende Gehaltsanpassung vorgesehen. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen samt Motivationsschreiben inklusive Foto und Gehaltsvorstellung an buchhaltung@ksvf.at.