Stellenbeschreibung

ADMINISTRATIVE*R LEITER*IN → BALLETTAKADEMIE DER WIENER STAATSOPER

→ Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit als Administrative*r Leiter*in der Ballettakademie der Wiener Staatsoper ab 15.11.2026, Vollzeit

In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor der Ballettakademie übernehmen Sie die strategische Führung der Bereiche Organisation, Finanzen, Verwaltung, Personal, Kooperationen und Organisationsentwicklung. Als Teil des Führungsteams gestalten Sie die Zukunft der Ballettakademie aktiv mit, fördern organisatorische Exzellenz und schaffen die Rahmenbedingungen für eine erstklassige Ballettausbildung sowie ein inklusives und leistungsorientiertes Umfeld für Schüler*innen, Eltern, und Mitarbeitende. Gesucht wird eine inspirierende Führungspersönlichkeit mit ausgeprägter betriebswirtschaftlicher Kompetenz sowie einem nachweislichen Commitment für Exzellenz in der künstlerischen Ausbildung, Innovation und kontinuierliche Weiterentwicklung der Ballettakademie der Wiener Staatsoper.

Ihre Aufgaben

• Gemeinsam mit dem Direktor der Ballettakademie entwickeln und realisieren Sie die strategische Ausrichtung, Organisationsentwicklung sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Ballettakademie.
• Sie verantworten die administrative Gesamtleitung der Ballettakademie, setzen strategische Entscheidungen um, entwickeln Richtlinien und SOPs weiter und gewährleisten reibungslose administrative Abläufe.
• Sie planen und steuern das jährliche Ausbildungsprogramm, einschließlich Curriculumsentwicklung, Einsatzplanung der Pädagog*innen und Pianist*innen, Aufnahmeverfahren, Stipendien sowie der Mitwirkung der Schüler*innen an Produktionen.
• Sie verantworten den operativen Betrieb der Ballettakademie und koordinieren die Abläufe zwischen der Ballettakademie, der Wiener Staatsoper, dem NEST und der Volksoper.
• Sie bauen strategische Partnerschaften mit Bildungs-, Kultur- und öffentlichen Institutionen auf, pflegen diese nachhaltig und vertreten die Interessen der Ballettakademie gegenüber nationalen und internationalen Partnerorganisationen.
• Sie planen und begleiten Aufführungen, Veranstaltungen, Gastspiele und Tourneen einschließlich der Budgetverantwortung.
• Sie verantworten die strategische Weiterentwicklung der Marketing- und Kommunikationsaktivitäten, einschließlich Website, Social Media und weiterer Kommunikationsmaßnahmen.
• Sie übernehmen die strategische Finanz- und Budgetverantwortung im Rahmen des genehmigten Betriebs- und Investitionsbudgets einschließlich Budgetplanung gemäß Planungsparametern der Bundestheater Holding, Controlling, Bestellwesen, Vertragsmanagement, Compliance sowie den effizienten und nachhaltigen wirtschaftlichen Einsatz der Ressourcen der Ballettakademie.
• Sie führen, fördern und entwickeln leistungsstarke administrative sowie künstlerische Teams und verantworten Personalplanung, Leistungsmanagement, Personaladministration, Mitarbeiter*innenentwicklung sowie die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
• Sie entwickeln strategische Kooperationen und zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten und pflegen nachhaltige Beziehungen zu Sponsor*innen, Förder*innen, dem Freundeskreis des Wiener Staatsballetts sowie weiteren Förderpartner*innen.
• Sie schaffen ein sicheres, inklusives und unterstützendes Lernumfeld und verantworten das Wohl der Schüler*innen, Kinderschutz, Gebäudesicherheit, Elternkommunikation sowie die Zusammenarbeit mit dem Kindeswohlteam.

Ihr Profil

• Mindestens sieben Jahre Führungserfahrung in leitender Funktion im Kultur-, Bildungs- oder Kunstmanagement oder in einer vergleichbaren Führungsfunktion innerhalb einer komplexen, bildungsnahen Organisation.
• Nachweisliche Erfahrung in den Bereichen strategische Planung, Organisationsentwicklung, Finanzmanagement, operative Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung.
• Erfolgreiche Führungserfahrung im Aufbau, in der Entwicklung und Förderung leistungsstarker interdisziplinärer Teams sowie in der Gestaltung einer kooperativen und inklusiven Organisationskultur.
• Ausgeprägte Kommunikations-, Netzwerk- und Stakeholder-Management-Kompetenzen sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen, Bildungseinrichtungen, Kooperationspartner*innen, Kulturpartner*innen und internationalen Partnerorganisationen.
• Fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie Erfahrung in Budgetierung, Controlling, Vertragsverhandlungen, Projektmanagement und Corporate Governance.
• Hervorragende Organisations- und Führungskompetenz mit der Fähigkeit, komplexe Aufgabenstellungen zu steuern, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und Entscheidungen mit Professionalität, Integrität und Diskretion zu treffen.
• Hohes Engagement für eine Schüler*innenzentrierte Führungskultur sowie für Kindeswohl, Diversität, Chancengleichheit, Inklusion und kultursensible Arbeitsweisen.
• Ausgeprägtes Interesse an Ballett, darstellender Kunst und künstlerischer Ausbildung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägte Kenntnisse in Microsoft Office sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanksystemen.

Die Gehaltsspanne für diese Stelle liegt zwischen € 4.800- € 5.300 brutto pro Monat (Vollzeit/ 14xjährlich). Das tatsächliche Gehalt wird im persönlichen Gespräch abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation vereinbart. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt € 3.052,30 brutto pro Monat auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige, verantwortungsvolle und inspirierende Führungsaufgabe in einer der renommiertesten Kulturinstitutionen Österreichs. Sie haben die Möglichkeit, die zukünftige Entwicklung einer international anerkannten Ballettausbildung maßgeblich mitzugestalten und in einem kreativen künstlerischen Umfeld wertvolle Impulse zu setzen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung einschließlich Lebenslauf und Motivationsschreiben bis 31.08.2026 an:
jobs@wiener-staatsoper.at

Die Wiener Staatsoper steht für Chancengleichheit und Diversität. Bewerbungen von qualifizierten Personen sind ausdrücklich willkommen – unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht bzw. Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Behinderung.

ADMINISTRATIVE MANAGER → BALLET ACADEMY OF VIENNA STATE OPERA

We are seeking an experienced and committed individual to serve as Administrative Manager of the Ballet Academy of the Vienna State Opera, starting 15 November 2026, full-time.

Working in close partnership with the Academy Director, you will provide strategic leadership across the Academy's operations, finance, administration, people, partnerships, and organizational development. As a member of the senior leadership team, you will drive organizational excellence, support world-class ballet education, and foster an inclusive, high-performing culture for students, families, faculty, and staff. We are looking for an inspiring leader with outstanding business skills and acumen, and a demonstrated commitment to excellence in arts education, innovation, and continuous improvement.

Key Responsibilities

• Together with the Director of the Ballet Academy, you shape and implement the strategic vision, organizational development, governance framework and long-term growth.
• Lead the Academy's administration by implementing executive decisions, developing policies and procedures, and ensuring operational excellence across all administrative functions.
• Direct the planning and delivery of the Academy's annual academic programme, including curriculum planning, scheduling, faculty allocation, auditions, admissions, scholarships, and student participation in productions.
• Oversee the Academy's day-to-day operations across the Ballet Academy, Vienna State Opera, NEST, and Volksoper, ensuring seamless coordination, organizational effectiveness, and operational excellence.
• Build and strengthen strategic partnerships with educational, artistic, governmental, and community stakeholders, while representing the Academy and negotiating cooperation agreements.
• Lead the planning and delivery of Academy performances, events, guest performances, tours, and related production activities and budgets.
• Provide strategic oversight of the Academy's marketing and communications, including digital platforms, social media, website content, and promotional campaigns.
• Lead strategic financial and budget responsibility within the approved operating and investment budget, including budget planning according to the parameters of the Bundestheater Holding, controlling, procurement, contract management, compliance, and the efficient and sustainable use of the Academy’s resources.
• Lead and develop high-performing administrative and artistic teams, providing strategic oversight of workforce planning, performance management, HR administration, employee relations, and collaboration with the Works Council.
• Cultivate strategic partnerships and external funding opportunities while strengthening relationships with sponsors, donors, the Friends of the Vienna State Ballet, and other key supporters.
• Foster an inclusive, safe, and supportive learning environment by overseeing student welfare, safeguarding, building safety, parent engagement, and collaboration with the Child Welfare Team.

Requirements

• At least seven years of leadership experience in a senior role in cultural, educational, or arts management, or in a comparable leadership position within a complex, education-related and mission-driven organization.
• Proven experience in strategic planning, organizational development, financial management, operational leadership, and continuous improvement.
• Successful leadership experience in building, developing, and supporting high-performing interdisciplinary teams, as well as in shaping a cooperative and inclusive organizational culture.
• Excellent communication, relationship-building, and stakeholder management skills, with experience working across public institutions, educational organisations, artistic partners, and culturally diverse communities.
• Strong financial and commercial acumen, including experience in budgeting, procurement, contract negotiation, project management, and organisational governance.
• Outstanding organizational and leadership skills, with the ability to manage complexity, balance competing priorities, make well-informed decisions, and uphold the highest standards of professionalism, integrity, and discretion.
• Strong commitment to a student-centered leadership culture, child welfare, diversity, equal opportunity, inclusion, and culturally sensitive working practices.
• Strong affinity for ballet, the performing arts, and arts education.
• Fluency in German and English is essential
• Proficiency in Microsoft Office Suite and database management

Salary

The salary range for this position is €4.800–€5.300 gross per month (full-time / 14 times per year). The actual salary will be determined in a personal interview based on professional experience and qualifications. The collective agreement minimum salary is €3,052.30 gross per month for full-time employment.

We offer a diverse, responsible, and inspiring leadership role within one of Austria’s most renowned cultural institutions. You will have the opportunity to significantly shape the future development of an internationally recognized ballet education program and contribute valuable impulses within a creative artistic environment.

We look forward to receiving your detailed application, including CV and motivation letter, by 31 August 2026 at:
jobs@wiener-staatsoper.at

The Vienna State Opera stands for equal opportunity and diversity. Applications from qualified individuals are expressly welcome—regardless of ethnic origin, religion, gender or gender identity, sexual orientation, age, or disability.