Stellenbeschreibung

Unser künstlerisches Betriebsbüro sucht Verstärkung. Nicht für die Bühne. Sondern für das, was sie überhaupt möglich macht. LOT Produktionsstudio sucht eine Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Booking & Finance (geringfügige Anstellung, 8 Std./Woche, €500/Monat) mit Start ab 24. August. Einführung idealerweise davor.

Diese Position ist Teil unseres betrieblichen Verwaltung und richtet sich ausdrücklich an Menschen mit kaufmännischem, betriebswirtschaftlichem oder administrativem Hintergrund, die gerne in einem kreativen Umfeld arbeiten – ohne selbst im Mittelpunkt des künstlerischen Programms stehen zu wollen.

Du sorgst dafür, dass Raumbuchungen, Rechnungen, Buchhaltung und organisatorische Abläufe funktionieren und entwickelst gemeinsam mit der Geschäftsführung die Strukturen eines wachsenden Kulturbetriebs weiter. Perspektivisch besteht die Möglichkeit, die Stelle auf Teilzeit auszubauen.

Wenn du gerne sorgfältig und strukturiert arbeitest, Zahlen magst, gerne Eigenverantwortung übernimmst und Lust hast, ein unabhängiges Kulturhaus hinter den Kulissen mitzugestalten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

📍 Das LOT – Brotfabrik Wien
📅 Start: ab 24. August
📩 Bewerbung mit Lebenslauf, Referenz und kurzer Vorstellung an: office@lot.wien

Deine Augaben:

Booking & Veranstaltungsorganisation im künstlerischen Betriebsbüro

• Bearbeitung und Beantwortung eingehender E-Mails vom Produktionsstudio
• Koordination und Verwaltung von Veranstaltungsanfragen
• Pflege und laufende Aktualisierung unserer Buchungsübersichten
• Überblick über Anfragen, Absagen und bestätigte Veranstaltungen behalten
• Verwaltung und Kontrolle des Veranstaltungskalenders
• Erstellung und laufende Aktualisierung von Veranstaltungs-Informationsdokumenten
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Organisation und Durchführung von Besichtigungsterminen mit Kund:innen

Buchhaltung & Administration von LOT Produktionsstudio

• Laufende Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben
• Kontrolle offener Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Einholung fehlender Belege
• Ordnungsgemäße Ablage und Archivierung aller Buchhaltungsunterlagen
• Vorbereitung der Quartalsbuchhaltung.
• Erstellen von finanziellen Auswertungs-Charts (Cashflow, Liquiditätsplanung und Prognose)

Das bringst du mit:

• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Selbstständigkeit und hohe Eigenverantwortung
• Sehr gute schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Erfahrung im Office Management, Veranstaltungsmanagement oder in einer vergleichbaren Position
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung (BMD von Vorteil) und präziser sicherer Umgang mit Zahlen
• Sehr gute Kenntnisse in Google Workspace und Alternativen (Baserow, Element, Nextcloud)
• Sorgfältigkeit, Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion
• betriebswirtschaftlichen Background mit Offenheit für die kreative Szene

Das bieten wir:

• Geringfügige Anstellung von 8/Woche, Gehalt: 500 und Perspektive auf Teilzeit
• Beginn ab 24. August und mögliche Übergabe davor
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit abwechslungsreichen Aufgaben an einem der coolsten Orte Wiens
• Ein kreatives Arbeitsumfeld in einem lebendigen Produktions- und Veranstaltungsstudio
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache und Möglichkeit auf Homeoffice.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten