Stellenbeschreibung

Für unsere internationalen Konzert-, Show- und Medienproduktionen suchen wir eine engagierte, ausgesprochen gut organisierte und verlässliche Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung & Produktionsassistenz (m/w/d) im Ausmaß von 20 Wochenstunden.

Über uns

Tomek Productions entwickelt und realisiert hochwertige Konzert- und Showproduktionen im In- und Ausland. Unsere Projekte entstehen in Zusammenarbeit mit internationalen Künstler:innen, Orchestern, Veranstaltern, Agenturen, Medienpartnern und großen Entertainment-Unternehmen.

Das Spektrum reicht von Filmmusik- und Crossover-Konzerten über große symphonische Live-Produktionen bis hin zu TV- und Medienproduktionen. Unsere Projekte führen uns regelmäßig ins europäische und internationale Ausland.

Die Tätigkeit ist entsprechend vielseitig: Bei uns gibt es keinen klassischen Büroalltag – dafür viele spannende Projekte, internationale Kontakte und immer wieder neue Herausforderungen.

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Geschäftsführung sowohl im laufenden Tagesgeschäft als auch bei der Vorbereitung und Durchführung unserer Produktionen.

Dazu gehören unter anderem:

• organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Koordination von Terminen, Meetings und laufenden Projekten
• Bearbeitung und Koordination von E-Mails und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Kommunikation mit Künstler:innen, Agenturen, Veranstaltern, Orchestern, Dienstleister:innen und Produktionspartnern
• Unterstützung bei der Planung internationaler Konzert- und Showproduktionen
• Erstellung und Pflege von Produktionsunterlagen, Listen, Ablaufplänen und Übersichten
• Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Koordination von Bestellungen
• Unterstützung bei Verträgen, Künstler:innen-Unterlagen und administrativen Produktionsabläufen
• Recherche und kurzfristige organisatorische Problemlösung
• je nach Projekt Unterstützung bei Produktionen, Proben oder Veranstaltungen vor Ort

Was du mitbringen solltest

Wir suchen vor allem jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Dinge selbstständig zu Ende bringt.

Wichtig sind uns:

• ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen
• Freude daran, mehrere Themen und Projekte gleichzeitig zu koordinieren
• sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen und digitalen Arbeitsmitteln
• schnelle Auffassungsgabe und hohe Lösungsorientierung
• professioneller und freundlicher Kommunikationsstil
• Diskretion und Verlässlichkeit
• Flexibilität – gerade rund um Produktionen kann es auch einmal kurzfristige Änderungen geben

Erfahrung in Kultur, Musik, Entertainment, Event-, Konzert- oder Medienproduktion ist natürlich ein Plus, aber keine zwingende Voraussetzung. Viel wichtiger sind Organisationstalent, Lernbereitschaft und echtes Interesse an unserer Arbeit.

Wen wir suchen

Diese Position passt besonders gut zu jemandem, der nicht einfach Aufgaben „abarbeiten“, sondern aktiv Teil unserer Produktionen sein möchte.

Du solltest Freude daran haben, wenn kein Tag ganz dem anderen gleicht, und auch dann den Überblick behalten, wenn gleichzeitig ein Künstler einen neuen Flug benötigt, eine Produktionsliste aktualisiert werden muss und aus London noch dringend eine Rückmeldung erwartet wird.

Dafür erhältst du einen ungewöhnlich vielseitigen Einblick in die Entstehung internationaler Konzert- und Showproduktionen und arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung und unserem kreativen Produktionsteam zusammen.

Rahmenbedingungen

• Teilzeit: 20 Stunden/Woche
• Dienstort: Wien
• flexible Arbeitszeitgestaltung nach Absprache
• teilweise Homeoffice nach Einarbeitung und abhängig von den jeweiligen Projekten möglich
• gelegentliche Abend- bzw. Wochenendeinsätze bei Produktionen nach vorheriger Abstimmung
• Möglichkeit, bei ausgewählten Produktionen auch vor Ort mitzuwirken

Die Vergütung richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung und wird selbstverständlich im persönlichen Gespräch vereinbart.

Interesse?

Dann freuen wir uns über deine Bewerbung mit Lebenslauf und einem kurzen persönlichen Schreiben, in dem du uns erzählst, warum dich gerade diese Position und die Arbeit in unserem Produktionsumfeld interessieren.

office@tomekproductions.com

Tomek Productions GmbH
Wien