Stellenbeschreibung

BETREUUNG UND ADMINISTRATIVE ASSISTENZ FÜR DIE BALLETTAKADEMIE DER WIENER STAATSOPER

→ Beschäftigungsausmaß: Vollzeit (40 Wochenstunden)
→ Befristung: für die Dauer einer Karenz, voraussichtlich bis 1. April 2028, mit der Möglichkeit einer Verlängerung des Dienstverhältnisses je nach den gegebenen Umständen
→ Dienstbeginn: 11. Jänner 2027

Die Ballettakademie der Wiener Staatsoper sucht zur Verstärkung ihres Teams eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit für die Betreuung unserer Schüler*innen und die administrative Unterstützung des Akademiebetriebs im Rahmen einer Karenzvertretung.

Im künstlerischen und pädagogischen Umfeld der Ballettakademie übernehmen Sie eine wichtige Rolle bei der Unterstützung unserer Schüler*innen und ihrer Familien. Die Position erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Schüler*innen, Erziehungsberechtigten, Pädagog*innen, Kolleg*innen sowie externen Kooperationspartner*innen.

IHRE AUFGABEN

Administration & Akademieorganisation

• Administrative und organisatorische Unterstützung des laufenden Akademiebetriebs, insbesondere bei der Verwaltung von Schüler*innenstammdaten, Krank- und Abwesenheitsmeldungen, Formularen, Schulbesuchsbestätigungen, Beurteilungen und weiteren relevanten Unterlagen.
• Mitwirkung bei der Organisation und Nachbereitung von Aufnahmeprüfungen (Auditions) sowie bei der Organisation von Gesprächen zwischen Erziehungsberechtigten und Pädagog*innen, einschließlich der dazugehörigen Kommunikation und Protokollführung; Unterstützung bei der Einführung und laufenden Nutzung des Schüler*innenverwaltungssystems.

Schüler*innenbegleitung & Wohlbefinden

• Beaufsichtigung und Unterstützung von Schüler*innen im Alter von 8 bis 18 Jahren während des Unterrichts, bei Aufführungen sowie in Pausen und unterrichtsfreien Zeiten; Begleitung zu externen Terminen und Veranstaltungen, darunter Proben, Aufführungen und Arzttermine.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsteam der Ballettakademie, einschließlich der Terminvereinbarung nach Vorgabe; Unterstützung in Konfliktsituationen und bei Bedarf Vermittlung an das Mental Performance Coaching; Leisten von Erster Hilfe und Durchführung angemessener Erstmaßnahmen bei Verletzungen.

Kommunikation

• Ansprechperson für Schüler*innen, Erziehungsberechtigte, Pädagog*innen und Kooperationspartner*innen; Förderung einer effizienten Kommunikation zwischen allen Beteiligten sowie Zusammenstellung und Weitergabe von Informationen für den wöchentlichen Familiennewsletter.
• Mitgestaltung eines unterstützenden, respektvollen und gut organisierten Ausbildungsumfelds, das das Wohlbefinden und die Entwicklung der Schüler*innen fördert.

IHR PROFIL

• Einschlägige Berufserfahrung in einem dynamischen Büroumfeld, in der Schüler*innenbetreuung, im Bildungsbereich, in der Schuladministration oder in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben effizient und strukturiert zu bewältigen
• Hohes Maß an Empathie, Belastbarkeit sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen, insbesondere im Umgang mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien – auch in herausfordernden Situationen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Teamorientierte, kooperative Arbeitsweise und Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen sowie internen und externen Ansprechpersonen
• Interesse an Tanz, Musik und den darstellenden Künsten
• Ein aktueller Nachweis über eine absolvierte Erste-Hilfe- bzw. Notfallausbildung ist von Vorteil
• Eine abgeschlossene Ausbildung in Sozialpädagogik, Pädagogik, Psychologie oder einem vergleichbaren pädagogischen bzw. psychosozialen Fachbereich ist von Vorteil

ENTGELT

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt bei Vollzeitbeschäftigung EUR 2.590,76 brutto monatlich.

Abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung ist eine Überzahlung auf bis zu EUR 2.700, – brutto monatlich vorgesehen.

BEWERBUNG

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Ausbildungsnachweisen und Motivationsschreiben, zusammengefasst in einer PDF-Datei.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis spätestens 20. November 2026 an:

bewerbung-ballettakademie@wiener-staatsoper.at

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist beginnt das Auswahlverfahren mit telefonischen Erstgesprächen. Im Anschluss daran finden ab dem 25. November 2026 persönliche Vorstellungsgespräche statt.

CHANCENGLEICHHEIT & DIVERSITÄT

Die Wiener Staatsoper setzt sich für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller qualifizierten Personen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.

STUDENT SUPPORT & ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Vienna State Opera Ballet Academy

→ Employment: Full-time (40 hours per week)
→ Contract term: Fixed term for the duration of parental leave. Expected until 1 April 2028, with the possibility of a contract extension depending on circumstances.

→ Start date: 11.01.2027

The Vienna State Opera Ballet Academy is seeking a dedicated and highly organized Student Support s &  Administrative Assistant to join its team on a full-time basis as parental leave cover.

Working within the artistic and educational environment of the Ballet Academy, you will play an important role in supporting our students and families. The position requires close collaboration with students, parents/guardians, faculty, colleagues, and external partner institutions.

YOUR RESPONSIBILITIES

Administration & School Operations

• Provide administrative and organizational support for the Ballet Academy’s day-to-day operations, including managing student records, absence and sick-leave notifications, forms, attendance certificates, evaluations, and other relevant documentation.
• Support the organization and follow-up of auditions and parent-teacher conferences, including communication and note-taking, and contribute to the implementation and ongoing use of the Academy’s student management system.

Student Support & Well-Being

• Supervise and support students aged 8 to 18 during classes, performances, breaks, and free periods, as well as accompany them to external appointments and activities, including rehearsals, performances, and medical appointments.
• Work closely with the Academy’s health team, including scheduling appointments as directed, provide appropriate guidance and support in conflict situations, refer students to the Mental Performance Coach when required, and administer first aid and initial assistance in the event of injuries.

Communication

• Act as a key point of contact for students, parents and guardians, faculty, and partner institutions, facilitating effective communication between teachers, students, and families, including compiling and distributing information for the weekly family newsletter.
• Contribute to a supportive, respectful, and well-organized educational environment that promotes students’ well-being and development.

YOUR PROFILE

• Relevant professional experience in a busy office environment, student support, educational services, school administration, or a comparable environment.
• Excellent computer skills and demonstrated use of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
• Strong organizational skills, reliability, and the ability to manage multiple responsibilities effectively.
• A high degree of empathy, resilience, and strong interpersonal and communication skills, particularly when working with children, young people, and their families, including in challenging situations.
• Excellent command of German and very good English; additional languages are an advantage.
• A collaborative and team-oriented approach to working with colleagues and internal and external stakeholders.
• An interest in and appreciation of dance, music, and the performing arts.
• Recent completion of a first-aid/emergency-response training is an advantage.
• A plus: Completed professional qualification or education in social pedagogy, education, psychology, or a comparable pedagogical or psychosocial field.

COMPENSATION

The minimum gross monthly salary in accordance with the applicable collective bargaining agreement is € 2.590,76 based on full-time employment.

Depending on qualifications and relevant professional experience, we offer a gross monthly salary up to €2,700.

APPLICATION

We look forward to receiving your application, including your CV, relevant certificates, and cover letter, combined into a single PDF file.

Please submit your application by 20 November 2026 to:

bewerbung-ballettakademie@wiener-staatsoper.at

Following the application deadline, the selection process will begin with telephone interviews, followed by in-person interviews after 25 November 2026.

EQUAL OPPORTUNITIES

The Vienna State Opera is committed to equal opportunities and an inclusive working environment. We welcome applications from qualified candidates regardless of gender, age, ethnic or social background, religion or belief, sexual orientation, disability, or other characteristics protected under applicable law.