3 hilfreiche Methoden für Online-Besprechungen - Institut für Kulturkonzepte
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Foto: Adam Solomon | Unsplash
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Kategorie: Allgemein 3 hilfreiche Methoden für Online-Besprechungen 12.06.2020

Ein Beitrag von Karin Wolf

Durch den plötzlichen und verstärkten Einsatz von Online-Tools sind die Ansprüche an Kommunikation im Kulturmanagement weiter gestiegen. Das betrifft die gesprochene Sprache ebenso wie die geschriebene. In meinem Seminar „Sie geben den Ton an“ am 24. Juni 2020 gebe ich konkrete Tipps, wie Online-Teambesprechungen und Videokonferenzen in kleinen und großen Gruppen gelingen können und vor allem auch Ergebnisse liefern. Alles, was für analoge Gespräche gilt, muss online noch genauer berücksichtigt werden. Das beginnt bei der gründlichen Vorbereitung und der Frage, was will ich mit diesem Gespräch erreichen und in welcher Form kann ich die Sichtweisen meiner GesprächspartnerInnen berücksichtigen? Im Online-Gespräch muss ich mich besonders klar und präzise auszudrücken und darauf achten, dass meine Botschaften ankommen. Die Leitung einer Videokonferenz erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Moderation der einzelnen Wortmeldungen und bei der Ergebnissicherung. Mit den folgenden drei Tipps möchte ich Sie motivieren, diese neuen Herausforderungen anzunehmen.

Check-In und Check Out

Bei einer Teambesprechung im digitalen Raum sitze ich keiner Gruppe gegenüber, sondern lauter Einzelpersonen in ihren ganz unterschiedlichen Umgebungen. Es gibt kein gemeinsames Ankommen und es fehlt das individuelle Einstimmen in Form von kurzen Bemerkungen oder Gesprächen, während man sich z.B. einen Kaffee holt. Es ist hilfreich, hier ein neues Ritual einzuführen und den Beginn und das Ende der Besprechung zu „markieren“. Im Check-In sagt jedeR TeilnehmerIn kurz, wie sie gerade ankommt – wie geht es mir, wie ist meine Stimmung und wie war mein Tag bist jetzt. Dabei geht es nicht um einen Seelenstriptease, sondern darum, dass jedeR gleich einmal zu Wort kommt und Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie es der Gruppe insgesamt geht. Mit einer ähnlichen Runde beenden Sie dann jede Besprechung, z.B. mit der Frage: „Wie geht’s Euch jetzt, was nehmt ihr aus der Besprechung mit – einen Arbeitsauftrag, eine Idee, eine Frage?“

Zu Feedback einladen

Online-Besprechungen und Videokonferenzen sind wesentlich frontaler als analoge Treffen, wo es für alle Beteiligten leichter ist, sich einzubringen. Die Person, die gerade ihren Bildschirm teilt, ist vor allem „auf Sendung“ und bekommt nur Feedback aus der Gruppe, wenn sich jemand selbstständig einschaltet. Tendenziell bringen sich die ZuhörerInnen aber online viel seltener ein, denn die Hürde ist größer als im realen Raum, wo ich mich mit Augenkontakt oder Handzeichen vorher ankündigen kann. Teilen Sie daher Ihren Vortrag in kleinere Häppchen und planen Sie Ihre Fragen an die Gruppe im Vorhinein. Die Frage: „Gibt es Fragen?“ provoziert analog und digital kaum Reaktionen. Zielführender ist es, einzelne Personen direkt anzusprechen oder Fragen zu stellen, die man nicht mit Ja oder Nein beantworten kann.

Klare Regeln vereinbaren

Die Gespräche im digitalen Raum verlaufen meist weniger interaktiv und Diskussion haben eine langsamere und verhaltenere  Dynamik. Als TeilnehmerIn fällt es mir schwerer, jemanden zu unterbrechen. Das wirkt durch die Distanz schroffer, als wenn ich mit der Person am selben Tisch sitze. Zugleich herrscht Unsicherheit, wer jetzt das Wort ergreifen kann. Es hilft, gleich zu Beginn sehr klare Regeln zu vereinbaren, z.B. Redebeiträge immer alphabetisch reihum, die Moderation ruft auf. Oder sie einigen sich auf bestimmte Handzeichen oder Gesten, wenn jemand etwas ergänzen oder fragen möchte. Auch der Umgang mit der Chatfunktion soll vorab geklärt sein. Damit ich hier als Moderation nicht überfordert bin, kann ich ein Teammitglied bitten, den Chat im Auge zu behalten.

Finden Sie diese Tipps hilfreich und möchten noch tiefer ins Thema eintauchen? Sichern Sie sich Ihren Platz im eintägigen Online-Seminar „Sie geben den Ton an.“ am 24. Juni 2020.

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